22 Motivos y Ventajas para usar Telefonía IP en tu Empresa por @ArtaizAsesoria

    Fernando Garcia Iglesias - Blogger en TodoStartupsEn la historia de la tecnología ha sucedido muchas veces. Productos que tenían una presencia casi universal, de los que a su vez dependían negocios ligados a esos productos, desaparecen casi de la noche a la mañana.

    La tecnología es así: de repente alguien inventa un producto que supone un cambio radical y en lugar de ser un avance gradual, aporta tantas ventajas que el mercado apuesta por él de forma masiva. Incluso los potenciales compradores del producto que se está quedando obsoleto se suben al carro del nuevo producto antes que comprar algo que, pese a solucionar sus necesidades, ven que pronto va a quedar en fuera de juego.

    Un ejemplo muy claro y cercano lo tenemos en los videos domésticos. Hace diez años, por poner una fecha, prácticamente el 100% de los hogares tenían un video. Muchos usuarios jamás llegaron a sacarle partido y era muy frecuente encontrarse el reloj del video parpadeando porque se había ido la luz y nadie sabía configurar de nuevo la hora.

    Aunque todavía existen en muchos hogares, aunque es cierto que con un uso cada vez más marginal, apenas se venden ya equipos de video domésticos. El DVD arrasó en el mercado como sistema de reproducción por su superior calidad, posibilidades, duración del soporte, ausencia de problemas, etc y los discos duros han reemplazado a la función de grabación de los videos domésticos.

    Hoy en las empresas ocurre lo mismo con los sistemas telefónicos. Durante décadas, cualquier empresa que tuviera varias líneas tenía que comprar una cara y complicada de configurar centralita y a menudo pasar por el peaje de comprar extensiones de la misma marca.

    Hoy en día el sistema telefónico de una empresa que quiera funcionar de forma eficiente se basa en soluciones informáticas que son más flexibles, baratas y potentes que una central telefónica. Utilizando los protocolos de red, la llamada Voz sobre IP (VoIP) permite integrar los equipos informáticos con el sistema telefónico para dotar de unas prestaciones increíbles hace unos años a cualquier empresa.

    Si te preguntas qué puede aportar la Voz sobre IP a tu empresa, he aquí algunas de sus ventajas:

    1. Integración con el Sistema Informático:

    Es posible realizar y recibir llamadas desde los ordenadores y también se puede utilizar un teléfono IP similar a tu teléfono actual, pero que está comunicado con el ordenador, permitiendo marcar desde el navegador web, el programa de contactos o la aplicación de gestión. Ahorra tiempo y no vuelvas a equivocarte marcando. Al recibir una llamada, el ordenador puede abrir de forma automática la ficha de la persona que está efectuando la llamada.

    2. Ahorro de costes:

    Al utilizar la conexión a Internet, podemos prescindir de líneas adicionales, que tienen un coste mensual elevado. Además el sistema permite utilizar aquel operador de Voz sobre IP que más nos interese en cada momento, logrando ahorros de hasta el 90% en el consumo telefónico.

    3. Eficiencia en la localización de personas:

    La solución permite saber si una persona está en su puesto, localizable en su smartphone o no quiere ser molestada. Si una empresa tiene varias oficinas o delegaciones, cualquier persona de una de ellas puede llamar directamente a cualquier persona de la otra, sin pasar por centralitas ni operadoras, y sabiendo de antemano si está o no en su puesto.

    4. Facilita el teletrabajo:

    Cualquier empleado puede tener un teléfono IP en su casa, conectado a su banda ancha. Para el sistema será una extensión más, que tendrá las mismas posibilidades que las extensiones ubicadas en la propia empresa.

    5. Integración de SmartPhones:

    Si la empresa utiliza smartphones, se puede utilizar la cuota de datos o una red wifi para hacer y recibir llamadas a través de la centralita IP. Desde el smartphone podemos saber qué usuarios están operativos.

    6. Libertad en la elección del operador:

    Sólo es necesario disponer de conexión a Internet. Nos da igual qué operador dé el servicio. Las llamadas a la red telefónica se configuran para utilizar cualquier operador de VoIP, con el objetivo de aprovechar las tarifas más baratas.

    7. Libertad en la elección de Equipos:

    A diferencia de las centralitas basadas en hardware, no obliga a utilizar teléfonos ni aparatos de una marca concreta, teniendo así una gama mucho más amplia de opciones.

    8. Aprovechamiento del equipamiento existente:

    Si es necesario o conveniente, se pueden aprovechar los teléfonos existentes, aunque no tendrán las mismas prestaciones que los teléfonos IP.

    9. Facilidad de instalación:

    Se instala en un servidor Windows, así que no requiere conocer un entorno nuevo como Linux, y es fácilmente integrable en el resto de la instalación informática de la mayoría de empresas. Todo el sistema utiliza el cableado de red ya existente, permitiendo así un rápido despliegue.

    10. Posibilidad de grabación de llamadas:

    Siempre que informemos de ello es posible grabar todas las llamadas. Podemos así analizar la forma en que se atiende a los clientes, cómo se cierra una venta o aclarar un malentendido.

    11. Operadora virtual:

    Facilita a tus interlocutores hablar con la persona correcta. La operadora virtual es capaz de atender varias las llamadas entrantes al mismo tiempo. Desvía a la operadora “humana” sólo aquellas llamadas que realmente necesitan ser atendidas por un ser humano.

    12. Fácil Multiconferencia:

    Olvídate de complicadas secuencias en el teclado para establecer multiconferencias. Arrastra en pantalla para crear una comunicación entre todos los usuarios que quieras.

    13. Rutas por uso, fechas y horas:

    Configura fácilmente cómo se enrutan las llamadas, desvía llamadas de unos teléfonos a otros (o incluso de una delegación a otra) si la extensión está en uso, no contesta o está de fiesta. Configura también diferentes normas en función de la hora del día, ajustándose al horario de cada departamento u oficina.

    14. Mejora en la atención al Cliente:

    Evita a tus clientes tener que esperar a ser atendidos oyendo molestas melodías. Puedes configurar la solución para que si, pasados unos segundos, nadie ha atendido la llamada, se ofrezca a quien nos llama la posibilidad de colgar y ser llamado en cuanto su interlocutor quede disponible. El sistema respeta el turno de esa llamada en la cola de llamadas y cuando le tocaría ser atendida, devuelve la llamada y establece la comunicación.

    15. Información para la toma de decisiones:

    Podrás conocer el tiempo medio de espera de tus clientes y cuantas llamadas recibes, permitiéndote así tomar decisiones en el tamaño de tu equipo de atención al cliente.

    16. Recepción de Faxes por email:

    Aunque cada vez menos, el fax se sigue usando. Pero recibir faxes en papel es caro y poco seguro (cualquier persona puede leer el contenido de un fax recibido en la empresa). Con una centralita IP se pueden recibir los faxes como fichero PDF en la dirección electrónica que se indique. Si es necesario se pueden imprimir o reenviar por correo electrónico a la persona que corresponda.

    17. Recepción de mensajes de voz por email:

    Si no es posible establecer comunicación con una persona, es posible dejar un mensaje que llegará por e-mail como fichero adjunto de audio. Olvídate del buzón de voz.

    18. Fácil crecimiento:

    Al ser un programa, no es necesario comprar tarjetas de líneas ni extensiones. No existe límite al crecimiento del sistema telefónico.

    19. No queda Obsoleta:

    La solución recibe frecuentes actualizaciones, incorporando nuevas prestaciones por sugerencias de los clientes. El sistema de comunicaciones de tu empresa no se quedará así obsoleto (como les ocurre a las centralitas tradicionales).

    20. Tranquilidad frente a averías:

    Imáginas el trastorno si tu centralita actual se avería. Con una solución IP puedes tener una copia de seguridad de todo el sistema y, en caso de avería del ordenador, en minutos puede estar en marcha en otro ordenador. También es posible instalarlo en una máquina virtual, para mayor seguridad.

    21. Soporte remoto:

    Podemos realizar cualquier cambio en la configuración de forma remota y rápida, sin necesidad de pagar desplazamientos de un técnico.

    22. Sin inversión inicial y ahorro desde el primer mes:

    La solución, incluyendo todo el equipamiento necesario (servidor Windows, SAI, software, teléfonos… ) se puede financiar por renting. En la mayoría de ocasiones el ahorro en costes fijos sumado al ahorro que se obtiene al utilizar operadores de VoIP es mucho mayor que la cuota del renting, con lo que disfrutar de todas estas ventajas le sale a tu empresa por 0 euros.

    ¿Te hace falta algo más para convencerte de pasar a la Voz sobre IP?

    No hay comentarios