5 aspectos a tener en cuenta al elegir un espacio para un evento por @BCN_Events

    Es una realidad, que a menudo, quién elige el espacio para el evento es el presupuesto, pero tanto si tenemos un presupuesto ajustado como uno de amplio, hay unos aspectos claves que deberemos tener en cuenta.

    1. Características del evento:

    Primero hay que tener claras cuáles van a ser las características del evento, ¿vamos a necesitar una altura mínima de la sala?, ¿se manipula algún material especial que pudiera dañar materiales de la sala?, ¿necesito unos m2 mínimos y todos diáfanos?

    Parecen detalles obvios a tener en cuenta, pero a menudo son los más fáciles de pasar por alto, ya que suponemos que la sala responderá a las características básicas y a las normativas de seguridad. Recomendación: no dar nada por sentado y hacer una lista con todas las características especiales del evento y otra con todos los contratiempos que puedan surgir. Al visitar el espacio, llevar esta lista con nosotros e ir verificando.

    2. Accesibilidad:

    Tiene que ser fácilmente accesible, es decir, bien conectado con la red pública de transporte y con suficiente espacio para que los taxis puedan pararse.

    Debe de disponer de un parking o suficientes plazas de aparcamiento cerca del lugar del evento. Si hay algún colegio cerca o un estadio de futbol, hay que adecuar la hora de inicio del evento para evitar coincidir con los atascos que generan sus entradas y salidas.

    3. Instalaciones eléctricas y material:

    La sala debe disponer de una buena red wi-fi, de suficientes tomas de corrientes y puntos de conexión, los proyectores funcionar correctamente, buena megafonía, buena iluminación, buen sistema de climatización, suficiente material de sonido, cabina de traducción simultánea en caso de necesitarla, sillas y mesas que se encuentren en buenas condiciones, cortinas en caso que moleste el sol o cristales que eviten los destellos de luz.

    4. Exclusividad:

    A menudo las salas funcionan con un sistema de exclusividad con la empresa de catering, técnicos de sonido, camareros, azafatas, etc.  Entonces resulta bastante recomendable comprobar que la calidad de sus servicios se adecúen a nuestros estándares.

    5. Valores añadidos:

    Muchas veces vamos con timings muy ajustados, y por eso es importante la flexibilidad de horarios para montajes y desmontajes; también es recomendable tener la posibilidad de disponer de áreas complementarias a la sala que poder usar en caso de necesitarlas; y es bastante importante que haya un equipo de buenos profesionales que gestionen la sala y que te puedan prestar ayuda en caso de necesitarla o en caso de tener que utilizar un plan B de última hora.

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