Las 5 preguntas básicas que debes hacerte antes de organizar un evento por @BCN_Events

    5_organizacion_eventos_barcelonaHay pocos sentimientos mejores que el estar inspirado, ¿a que es maravilloso? Las ideas fluyen casi sin querer, todo lo vemos viable, somos súper positivos, minimizamos los riesgos y dejamos al lado la objetividad y el pensamiento racional. No me malinterpretéis, todos necesitamos estos momentos de inspiración, pero hay un momento que hay que decir “STOP” y empezar a pensar objetivamente en lo que hemos “ideado”.

    Evidentemente esto aplica a todo en la vida, sin embargo, en este post quiero aplicarlo al tema de diseño de eventos. Normalmente tenemos que hacer un brainstorming de lo que queremos para nuestro evento, ya sea grande o pequeño. Sin embargo, antes de que se nos vaya la cabeza, debemos pensar en cinco aspectos básicos que nos harán “centrar el tiro” mucho más y concentrar todos nuestros esfuerzos en algo que nos de justo los resultados que buscamos.

    Entonces, ¿por dónde empezar?

    1.- ¿Qué quiero lograr? OBVIO, ¿no? Pues no, aunque no te lo creas, muchas veces nos centramos en otras cosas  antes de definir el objetivo del evento. Suena muy cliché, pero tener un objetivo es fundamental. ¿Qué quieres lograr con tu evento? ¿Fidelizar, comunicar, celebrar, enseñar, formar? Una vez que te respondas esto, podrás diseñar el  programa más adecuado para el mismo.

    2.- ¿A quién va dirigido el evento? Piensa meticulosamente a quién se dirige el evento que quieres organizar ya que tu público puede ser muy variado así como variadas serán las maneras de convocarles. Esto va muy ligado al punto anterior, no es lo mismo organizar un seminario a un lanzamiento de producto. Si es un seminario, querrás un público quizás reducido pero mucho más especializado, en cambio, si organizas el lanzamiento de tu producto, mientras más gente pueda venir, mejor. Dependiendo del tipo de evento, evita -en la medida de lo posible- los “figurantes” o el convocar a gente de relleno. Se nota mucho y puede restarle calidad a tu evento al no ser gente de tu sector.

    3.- ¿Es el mejor momento para hacerlo? “Sí, claro que es el mejor momento, porque mi producto está listo para su lanzamiento y todo el mundo se tiene que enterar”.  Pues… quizás hay que pensar en otras cosas.  Por ejemplo, ¿es el mejor momento para tu empresa? Tu producto está listo, pero piensa en todo lo demás que también tiene que estar listo: marketing, soporte, ventas, servicio técnico, etc. ¿Es el mejor momento para ti? ¿Tendrás tiempo de gestionar un evento al mismo tiempo que su lanzamiento? ¿El sector está preparado? ¿No hay un evento similar o una feria multitudinaria en las mismas fechas que pueda condicionar la asistencia de tus invitados? Esto es un factor clave para el éxito o fracaso de tu evento.

    4.- ¿Cuánto dinero me puedo gastar? Y no digáis “tengo 0 presupuesto” porque si no, es imposible organizar un evento. Tenéis que mentalizaros que algo os tendréis que gastar; lo podéis ver de la siguiente manera: el hecho de que destinéis recursos de vuestro equipo a la organización del evento, ya es un coste porque ese recurso dejará de hacer otras cosas que normalmente hace. La situación cambia si el presupuesto es muy limitado, vale, pero eso es otra cosa, porque quiere decir que al menos, os gastaréis 30 euros en comprar 3 botellas de cava y vasos de un solo uso para dar la bienvenida a los asistentes. Por otro lado, tampoco hace falta iros al otro extremo y gastaros mucho dinero. Lo más importante es dar sólo lo necesario,  optimizar el dinero al máximo y cuidar los detalles, al final, esto es lo que diferenciará vuestro evento de cualquier otro.

    5.- ¿Necesito la ayuda de un profesional? Esto dependerá del tiempo que tengas disponible y también tipo y magnitud del evento. La ayuda de un profesional siempre es recomendable, pero en muchos casos no es obligatoria. Quizás sólo necesitas que un profesional te aconseje y te oriente sobre cuál sería la mejor manera de hacerlo. De esta manera, puedes organizar y ejecutar el evento con la ayuda de los miembros de tu equipo. Si el evento es muy complejo quizás deberías plantearte el que alguien te eche una mano; siempre te será más rentable gastarte un poco de dinero en gestión y ahorrarte pérdidas de tiempo, tragos amargos, problemas con proveedores y crisis de último momento (creerme, esto nunca falta…) .

    Todavía te faltarán por definir muchas otras cosas, pero una vez teniendo esto, todo lo demás te será mucho más sencillo. Ya lo sabes… ¡ahora no tienes pretexto!

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