¿Y si lo organizamos nosotros? 11 consejos para preparar un evento por @SodeNavarra

    SodeNavarra - Blogger en TodoStartupsQuien más o quien menos tiene en su agenda personal o profesional huecos reservados para eventos que se salen de la actividad del día a día.

    Algunos de ellos forman parte de nuestra vertiente más personal y a la gran mayoría de nosotros nos ha tocado estar tanto en la parte organizadora como en la del invitado; y me estoy refiriendo a bodas, comuniones, cumpleaños, comidas, cenas, etc. que organizamos con nuestras familias y amistades.

    Pero hay otros, más frecuentes en las agendas profesionales, a los que se asiste normalmente más como invitado o mero oyente. Y en este caso incluiría jornadas, foros, sesiones de trabajo, ferias, conferencias, asambleas generales, congresos, entregas de premios, viajes, recepciones, visitas de delegaciones extranjeras o cualquier otro vocablo que suponga reunir a un número elevado de personas en un lugar concreto para un fin concreto.

    En ambos casos, estos eventos requieren de una organización antes, durante y después y no dejar de preguntarnos cómo nos gustaría ser tratados nos ayudará a enfocar y orientar nuestro trabajo y recursos en base a la respuesta que nos daríamos. El éxito del acto dependerá de esta empatía y de la correcta planificación, estableciendo un cronograma o un cuaderno de ruta que detalle cada una de las actividades a realizar.

    Si eres afortunado y puedes contar con una empresa organizadora de eventos, o al menos una secretaría técnica externa, tienes mucho trabajo adelantado. Si no, el esfuerzo suele ser colosal pero dicen las “buenas lenguas” que bien merece la pena.

    En el “antes” deberemos pensar en:

    1. Decidir el formato y la duración que dependerá del objetivo que busquemos para lo cual es básico contar con los recursos humanos suficientes.

    2. Establecer el guión del acto; su estructura con una distribución tentativa de los tiempos e intervinientes:

    Las ponencias, los talleres de trabajo, las conferencias, etc. son importantes pero en ocasiones la posibilidad de que los asistentes tengan un momento (cena, comida, aperitivo, visita guiada, etc.) de relación social, el tan manido “networking”, es un buen atractivo.

    3. Definir el lugar de celebración, teniendo en cuenta el número de asistentes que esperamos y el formato (sala de reuniones, auditórium, anfiteatro, etc.):

    Deberá además contar entre otras cosas, con una red wi-fi fiable y que soporte bien el tráfico de internet que se generará durante el evento, de fácil acceso desde el exterior de la ciudad, adaptados para discapacitados, con las necesarias medidas de seguridad, con recursos para interpretaciones simultáneas, etc.

    4. Establecer la fecha más conveniente en las agendas de ponentes relevantes, si se da el caso, y que no coincida con otros eventos que nos puedan hacer sombra:

    La definición de una fecha concreta nos facilitará unas tarifas más ventajosas en hoteles y que los futuros asistentes puedan reservar sus traslados (avión, tren, etc.) con anterioridad.

    5. Imagen, comunicación del evento y diseño de la invitación: esta labor es quizás la más aconsejable de “externalizar” ya que el hecho de contar con un sitio web atractivo, con una persona especializada en medios de comunicación, ayudará sin duda a dar difusión al acto y dará fiabilidad sobre su organización y contenidos:

    Si por el contrario, debido a la dimensión reducida no podemos o no compensa contratar este servicio, la invitación (en formato papel o digital) deberá incluir como mínimo (i) el título del evento (ii) fecha y lugar (iii) guión básico del acto (iv) teléfono o dirección de correo electrónico para confirmar la asistencia y el sitio web, si lo hubiera. Los eventos con varios intervinientes incluyen un breve CV (que previamente hay que solicitar) y al menos los logos de los patrocinadores. Un buen diseño también significa encontrar un mensaje adecuado para el público objetivo.reunion

    6. En ocasiones, con antelación al evento es incluso aconsejable sacar una breve nota de prensa o anuncio en medios escritos como anticipo al envío de la invitación.

    7. Envío de la invitación:

    El primer acercamiento o envío de la información sobre el evento deberá hacerse a través de correo electrónico o a través de correo postal ordinario. Trabajar desde el inicio en la elaboración de una fiable base de datos, agilizará el envío.

    8. En paralelo hay que gestionar la búsqueda de financiación a través de varios tipos de colaboración (patrocinio, colaboración, co-organización, etc.):

    Hay eventos gratuitos y otros de pago (internet facilita herramientas gratuitas para inscripciones). Anticiparnos en los gastos previstos, los ingresos que se vayan a generar y el beneficio que se espera conseguir, nos ayudará a no salirnos del presupuesto aunque el beneficio no siempre es posible cuantificarlo con números.

    9. Control de asistencia y confirmación:

    Cuando nos inscribimos a un evento genera tranquilidad al asistente el hecho de tener confirmación de plaza por parte de los organizadores. Unos días antes del evento ayuda enviar un recordatorio sobre su celebración y es entonces, cuando viene el interminable recuento de asistentes y repaso de listas y la pregunta del millón: ¿nos dejamos a alguien?

    10. Control de protocolo:

    Si los ponentes o asistentes ocupan altos cargos ya sea dentro de la administración, del mundo educativo, del ámbito religioso o incluso legal y judicial, es muy importante conocer el orden de precedencia entre ellos y seguir unas normas de protocolo ya establecidas tanto para las intervenciones como para su ubicación en sala, en mesa, o incluso en la colocación de las banderas si se trata de un evento al que asisten ponentes extranjeros; protocolo que también se hace extensivo a los saludos o incluso a los detalles que en algunos casos se entregan.

    11. Reserva de catering, para pausas de café, almuerzos, cenas, o aperitivos servidos de pie, teniendo en cuenta en la medida de lo posible otras dietas (vegetarianas, kosher, halal, etc.) o intolerancias alimentarias (al gluten, a la lactosa, a la fructosa, etc.).

    Supervisar el “durante” del evento nos obligará a estar presentes en el mismo cuidando de que acuden a tiempo los ponentes, de que se cumplen los tiempos y evitando las improvisaciones. Es de gran ayuda contar con un plan B para determinados momentos del evento.

    Y si además de todo esto intentas ser creativo, innovador y consigues que el evento sea recordado después, empieza a pensar en dedicarte a ello profesionalmente.

    Finalmente, después del evento, cuando parece que todos empezamos a respirar ya con normalidad y con las sensaciones todavía frescas es el mejor momento para sentarnos a valorarlo, a aprender de la experiencia y consensuar una nota de prensa sobre asistentes, objetivos logrados, alguna frase relevante de los ponentes y conclusiones para enviar a medios, colgar en nuestra web o difundir en redes sociales.

    Quizás a estas alturas del post (si he conseguido que me leáis hasta aquí) ya estéis cansados antes de empezar. Pero aún a expensas de resultar algo tediosa, mi intención era listar algunos de los puntos (si bien hay más) que hay que tener en cuenta para organizar un evento. Son estas las humildes reflexiones de una organizadora no profesional que en ocasiones combina este trabajo con sus funciones del día a día.

    Por ello, en uno de esos momentos muertos del evento: una ponencia soporífera, un debate aburrido, etc., los que estáis al otro lado del escenario, en el de las butacas, echad la vista hacia arriba en este post y pensad por favor en lo que ha supuesto la organización y planificación, el esfuerzo y el tiempo dedicados, sed empáticos y responderos sinceramente si, en general salvando esos posibles fallos, vosotros hubieseis podido hacerlo parecido, mejor o peor.

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