2. Gestión presupuestaria

El gráfico de la página siguiente muestra la estructura presupuestaria en una empresa. A través de este esquema se trata de explicar un proceso que tiene por objetivo la elaboración de tres documentos fundamentales para la buena marcha de la empresa:

  • La cuenta de resultados previsional.
  • El presupuesto de tesorería.
  • El balance previsional.

El proceso de planificación económico-financiero, esto es, la elaboración de los tres documentos antes mencionados, conlleva una cierta dificultad técnica cuyo detalle solo interesa a los responsables financieros de la empresa. No obstante, es conveniente que los responsables del resto de departamentos sean conscientes de esta labor y de cómo se realiza a fin de evitar los conflictos que puedan surgir entre ellos en el proceso de planificación.

Se puede concluir diciendo que el primer responsable en este proceso de planificación es el director comercial. Si las ventas estimadas no se cumplen, el resto de la planificación se verá alterada. También habría que resaltar la responsabilidad del director de producción, de quien depende que el plan de producción se cumpla de acuerdo con los niveles de calidad, puntualidad y coste previstos.

Será responsabilidad del director financiero actuar como coordinador del resto de departamentos. Además, serán competencias suyas las siguientes: determinar la viabilidad financiera de las medidas adoptadas por los otros responsables, cuantificar el resultado (beneficio o pérdida) de las actuaciones previstas, así como determinar las necesidades de fondos que se precisan para que la empresa pueda funcionar con normalidad y cumplir con sus objetivos.

Gráfico que muestra la estructura presupuestaria en una empresa

El punto de partida de la planificación económico-financiera de la empresa es el presupuesto de ventas. Este se habrá confeccionado de acuerdo con el diseño de la estrategia empresarial y contendrá las cifras de lo que se espera vender y las condiciones en las que está previsto realizar estas ventas. El presupuesto de ventas se relaciona de esta forma con la cuenta de resultados, donde se mostrará el importe de las ventas previstas, con el nivel de detalle que se quiera (por productos, por áreas geográficas, por ejemplo). También tendrá relación con el presupuesto de tesorería, en el apartado de cobros. El importe de los cobros dependerá no solo del volumen de ventas previsto, sino de las condiciones de cobro acordadas. Finalmente, y de acuerdo con la política de cobro elegida, la empresa mantendrá unos activos permanentemente inmovilizados que habrá que financiar y que quedan recogidos en el balance.

De acuerdo con el plan de ventas habrá que instrumentar el plan de producción. En este sentido habrá que prestar atención especial a la política de almacén que la empresa quiera desarrollar. Las repercusiones de las políticas de producción tendrán su reflejo en la cuenta de resultados, por el coste de producción en el que se incurra.

Las condiciones negociadas con los proveedores condicionan, por una parte, el flujo de pagos, que se recogerán en el presupuesto de tesorería, junto con las salidas de fondos que supone hacer frente al resto de recursos empleados en la labor manufacturera (sueldos, suministros, etc.). Además, en función del plazo de pago a los proveedores, la empresa contará con una fuente de financiación mostrada en el balance, que al mismo tiempo se constituye en una obligación de pago que habrá que satisfacer cuando venza.

Para conseguir los objetivos de venta y producción serán necesarias determinadas inversiones. De la misma manera, el resto de departamentos van a plantear las inversiones que tienen previsto acometer. Será en el presupuesto de inversiones donde se contemplen estas operaciones y su relación con los diferentes documentos previsionales: en el balance, donde figurarán como inversiones que la empresa efectúa; en el presupuesto de tesorería, como una salida de fondos en el momento en el que se produzca el desembolso y, finalmente, en la cuenta de resultados, a través del concepto de amortización contable a medida que dichos activos se vayan usando y vayan contribuyendo a la obtención de ingresos durante su vida útil.

En los presupuestos comercial y de gastos de estructura se mostrarán las políticas que la empresa pretende llevar a cabo en estos departamentos y su reflejo en los diferentes documentos financieros.

El proceso de planificación económico-financiero, esto es, la elaboración de los tres documentos antes mencionados, supone la interrelación del conjunto de decisiones que se adoptan en el seno de la empresa. Hay una relación causa-efecto entre las diferentes decisiones que se van adoptando. Así, el presupuesto de tesorería se verá influido por la forma de pago a los proveedores. A su vez, las condiciones de pago habrá que contemplarlas de acuerdo al plan de compras negociado. Pero el plan de compras depende, a su vez, de las necesidades de material definidas por el plan de producción y, este, por el plan de ventas.

Conviene aclarar, no obstante, que las decisiones que nunca son efecto sino causa lo constituyen básicamente el plan de ventas, las condiciones de cobro a clientes y los niveles de stocks. De ahí la importancia del departamento comercial a la hora de realizar la labor de planificación financiera.

La primera fase de la planificación económico-financiera concluye con un análisis de las necesidades financieras de la empresa, con indicación clara de la responsabilidad de cada departamento. La siguiente fase supondrá la implementación de la estrategia financiera que permita obtener los recursos necesarios para atender a las necesidades de tesorería detectadas. Todas estas actuaciones quedarán recogidas en el presupuesto financiero.

Finalmente, y a modo de resumen, podemos establecer diferencias entre los presupuestos según la naturaleza de las actividades a las que se refieren, pudiéndose agrupar en tres apartados:

  • Presupuesto de operaciones. Recoge lo que constituyen las actividades normales de la empresa: ventas de los productos o servicios (presupuesto de ventas); producción –si procede–, compras, etc. (presupuesto de producción); así como el resto de actividades que dan soporte a las anteriores (presupuesto de gastos de estructura).
    Constituye un conjunto de presupuestos que presentan las siguientes características:

    • Cada presupuesto, de una manera más o menos directa, es dependiente de los demás.
    • Deben estimarse a partir del entorno que rodea a la empresa sus objetivos generales y los medios con los que cuenta.
    • Deben ser coherentes entre sí.
  • Presupuesto de inversiones. Contempla tanto las inversiones como desinversiones que está previsto realizar a lo largo del periodo presupuestado.
  • Presupuesto financiero. Íntimamente relacionado con los anteriores, permite cuantificar las necesidades de financiación (o excedentes financieros), así como prever la manera de cubrir los déficits y qué hacer con los excedentes. Se concreta finalmente en el presupuesto de tesorería que, a su vez, permitirá la obtención de los estados financieros previsionales (balances y cuenta de resultados).

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