Autónomo: ¿cómo gestionar tus facturas correctamente? por @miredactor

    Autónomo: ¿cómo gestionar tus facturas correctamente? por @miredactor

    Como profesional autónomo, una de las tareas que he tenido que aprender es a gestionar mis facturas correctamente. Ante cualquier aviso de Hacienda que requiera su presentación, lo justo es que uno pueda responder rápidamente y no haya ningún tipo de pérdida o error que pueda suponerme un problema.

    Sólo las facturas legales tienen validez ante Hacienda como justificación de una prestación de servicios. Para poder gestionarlas adecuadamente, es imprescindible algunas técnicas de organización, que son las que te voy a contar aquí.

    Conserva una copia de cada factura

    Es importante que guardemos todas las facturas de nuestro negocio, tanto las que nosotros emitimos como aquellas que nos hacen. Si creamos facturas electrónicas, debemos guardarlas ordenadamente por fechas en un fichero, preferiblemente separándolas por trimestres, meses o, cuando menos, el ejercicio.

    Para que puedan reconocerse fácilmente, nombra el archivo mediante un sistema estándar. Por ejemplo: “Código de la factura + nombre del cliente”. También puedes ordenarlas y guardarlas a través de un software de facturación. Hay muchas opciones para autónomos con alguna versión gratuita.

    Comprueba las facturas impagadas y los cobros

    Cada vez que se produzca un cobro, debes anotarlo para saber que esa factura se ha pagado. En cambio, si pasa el tiempo y no has recibido el pago de una factura, esto también deberías tenerlo registrado.

    Se puede hacer mediante un programa o bien utilizando una hoja de Excel, donde marques la fecha en la que has recibido el cobro y los clientes que aún no han pagado.

    Haz copias de seguridad de tu libro de facturas

    De nada te sirve tener guardadas tus facturas, si un día se estropea tu ordenador y pierdes todos los archivos que había en el disco duro. Por tanto, es imprescindible que hagas una copia de seguridad de tu libro de facturas.

    Lo más recomendable es crear copias de seguridad automatizadas de tu carpeta de facturas, y guardarlas en la nube, o en una computadora diferente, o incluso imprimirlas en papel.

    La redundancia de datos te permitirá estar preparado ante cualquier eventualidad.

    Lleva al día tu libro de ingresos y gastos

    No siempre los autónomos son conscientes de todas sus obligaciones legales. Una de ellas es tener un libro de ingresos y gastos, donde constan todos los ingresos que han recibido ordenados por cliente, código de la factura, importe, CIF de la empresa, etc. Pero también para las facturas recibidas por los gastos derivados de la actividad profesional.

    Para hacer la declaración de la renta, es necesario que dispongas de ese libro de ingresos y gastos. Si no quieres tener que hacer un recuento total de las facturas del ejercicio, es mejor llevarlo al día mensual o trimestralmente para que no te suponga tanto trabajo.

    ¿Y tú, qué otros consejos nos das para gestionar las facturas correctamente?

    Periodista y redactor web, enfocado en marketing y tecnología. Con los años he aprendido que la iniciativa, la creatividad y el esfuerzo diario te ayudan a conocer mejor la realidad. Y sólo conociendo la realidad es como puedes contarla bien.