Cuando pensamos en nuestro evento, siempre pensamos en grande y en lo maravilloso que sería cargarlo de todos aquellos elementos que lo hagan impactante e inolvidable para los asistentes. Lo curioso es que, pocas veces nos damos cuenta que los pequeños detalles son mucho más poderosos y pueden llegar a impresionar más que un gran escenario o un catering con Estrella Michelin.
Lo mejor de todo es que no necesitas gastarte mucho dinero en estos detalles para dejar a tus asistentes con un excelente sabor de boca y sobre todo, dejarlos con las ganas de repetir. Aquí van unos tips:
1. WiFi gratis – ¿Cómo? ¿Todavía hay eventos en los que no lo hay? Pues desgraciadamente los hay, pero este es más un problema del venue que no del organizador. Sin embargo, y si quieres organizar un evento, asegúrate de que el sitio tenga WiFi y de que vaya a una velocidad decente. Los asistentes suelen ir a los eventos en horas de trabajo y por lo tanto, la conectividad es un must. Si has logrado que el sitio te proporcione una buena conexión WiFi, comunícalo por todos sitios, y si puedes incluso personalizar el password de acceso con el título del evento, mucho mejor.
2. Interactividad continua – Aprovéchate de herramientas tan útiles como Twitter y sus Hashtags y habilita una pantalla exclusivamente para este tipo de interacciones. ¿No te ha pasado que llega el turno de preguntas y nadie se atreve a hacer la primera, o la segunda o ninguna pregunta? ¡Ah, pero como cambia la cosa si tenemos una cuenta de Twitter…! Todos usamos el Hashtag sin pensárnoslo. Es una excelente manera de incentivar la interacción entre asistentes y ponentes. El coffee break luego es el lugar perfecto para desvirtualizarse. Si quieres más información sobre esta herramienta, puedes leer este post del portal Puro Marketing “El BackChannel, acercando las redes sociales a los ponentes y eventos“.
3. Badges/Acreditaciones bien grandes – Para que el momento del networking no se convierta en una cacería furtiva e indiscreta de personas a las que no alcanzas a verles el nombre a menos que te pongas a 20 cm de distancia. Además de procurar hacer estos materiales grandes, también es recomendable, claro, si el asistente lo permite, poner su perfil social, ya sea el Twitter o el LinkedIn para lograr que el contacto prevalezca y no sólo quede en el evento.
4. Chill out area – Un lugar exclusivo para desconectar un momento del bombardeo de información del evento. De preferencia que esté algo alejado de la sala en donde se hace la charla para que los asistentes puedan realmente desconectar del ambiente y para que no molesten al ponente. Echa tu imaginación a volar, en el chill out puede haber: desde sólo sillones, pufs y cojines hasta una pantalla con una Wii o una película para relajar el ambiente. Si hay chuches o algo con azúcar, mucho mejor, así les darás ese chute de energía que necesitan y es un poquito más barato que el café…
5. Unconference area – Habilita un área que esté destinada a tratar temas que sean de interés para los asistentes y que no aparezcan en el programa del evento. No tiene que ser una sala para 200 personas y súper equipada; basta con un pequeño espacio con sillas o sillones en donde los asistentes puedan reunirse para compartir o resolver sus inquietudes con gente que haya vivido las mismas experiencias.
6. VideoBox – Esta herramienta es muy divertida y a la vez muy útil. Lo único malo es que quizás no es apta para todos los eventos. Consiste en poner una sencilla cabina de video (o sólo una cámara con las instrucciones de cómo funciona) en la que los asistentes puedan grabar individualmente o en grupo algún mensaje con su experiencia del evento. Si editas este video con algunas frases o conclusiones de las ponencias y con los mejores testimoniales tendrás una excelente herramienta de marketing viral que te servirá para tres cosas: 1) hacer ruido de tu evento 2) para promocionar más eventos que organices y 3) para enviarlo a manera de recuerdo a tus asistentes.
¡Los pequeños detalles son los que hacen grandes diferencias!
