¿Cómo liderar equipos de teletrabajo en tiempos de coronavirus?

Hace tan solo una semana de la publicación del estado de alarma en nuestro país, y ya podemos ver los primeros resultados. El Covid-19 ha cambiado la manera en la que hacemos negocios en nuestro país en tan solo 7 días.  La implantación del teletrabajo (forzado por causas de fuerza mayor en este caso), es una realidad. Y la pregunta que muchos empresarios se hacen es ¿Cómo liderar equipos de teletrabajo?. ¿Cómo liderar equipos en tiempos de Coronavirus?

Las medidas de teletrabajo asumidas por la mayoría de las empresas en relación al Covid-19 suponen una ventaja competitiva y diferencial para hacer frente a esta crisis. Aquellas empresas hayan sido capaces adaptarse y reaccionar a tiempo, van a ver minimizadas las consecuencias económicas con respecto a aquellas que no estén siendo capaces de adaptarse.

No obstante, la adaptación del teletrabajo está siendo una obligación más que una convicción para muchos empresarios. La pregunta más adecuada que hay que hacerse en este momento como empresario tendría que ser: ¿Funciona para mi empresa el teletrabajo?

¿Funciona el teletrabajo?

Para ilustrar la respuesta a esta pregunta, la cual tiene muchos matices dependiendo del tipo de sector y tamaño de compañía, lo haremos en parte basándonos en los estudios conducidos por el profesor del departamento de economía de Stanford Nicholas Bloom.

El profesor Bloom y sus colegas realizaron un estudio en Shanghai, con CTrip, una de las mayores agencias de viajes en línea (la versión china de Expedia).

Razón para el teletrabajo: Reducción de costes Fijos.

En CTrip, tomaron la decisión de permitir que los empleados trabajaran desde casa debido a que el espacio de oficinas en Shanghai era muy costoso. Condujeron una encuesta a más de 1.000 de sus empleados para descubrir si querían trabajar desde casa. Curiosamente, de la muestra de 1.000, solo 500 de ellos se ofrecieron como voluntarios. A pesar del hecho de que los empleados en promedio viajaban un mínimo de 30 minutos para ir a trabajar. En España, según un estudio conducido por Randstad en 2019, el porcentaje de los trabajadores que quiere teletrabajar asciende al 69%.

Los resultados del teletrabajo para esta compañía fueron enormemente positivos. La productividad se vio aumentada en un 13%. ¿Las razones para el aumento de la productividad?

¿Qué tipo de trabajos pueden funcionar con teletrabajo?

En primer lugar, hay una pregunta esencial que se tiene que hacer el empresario a la hora de responder la pregunta de si puede funcionar el teletrabajo en su compañía. ¿Qué tipo de puestos funciones y tareas son asumibles en un entorno de teletrabajo?.

Los tipos de trabajos más adaptables a un entorno de teletrabajo son aquellos que son fácilmente medibles por objetivos. La tendencia es que este tipo de trabajos aumente irremediablemente en un futuro próximo. Cada día tenemos en nuestra mano un mayor número de herramientas para establecer y medir KPI’s con los que valorar fácilmente a nuestros trabajadores. La cultura del dato se tiene que imponer también en el teletrabajo.

En este sentido, estamos acostumbrados a ver equipos comerciales que “teletrabajan”. O por lo menos que solo les vemos por la oficina los Viernes para que hagan su reunión semanal de ventas y el resto del tiempo están visitando a clientes. No estoy diciendo que esta sea la manera adecuada de gestionar un equipo de ventas, pero son empleados a los que es más sencillo valorar su desempeño remotamente. Al final del día un comercial se le valora por su cifra de ventas. Un KPI fácilmente observable y comparable.

Otro tipo de trabajos que son factibles para la adaptación al teletrabajo con altas garantías de éxito son aquellos que conllevan funciones o tareas repetitivas: Procesamiento de datos, realización de informes, trabajos analíticos y trabajos al fin y al cabo en los que el trabajo en equipo no es un requisito.

En el caso de CTrip, el grupo de empleados que comenzaron con el experimento del teletrabajo se dedicaban a gestionar reservas, hacer llamadas telefónicas y al procesamiento de datos. Por lo tanto, eran una especie de trabajo individual

Razones para el aumento de la productividad con el teletrabajo

Las razones que indica el estudio del profesor de Stanford Nicholas Bloom por los que se dió este impresionante aumento del 13% en la productividad son las siguientes:

  1. Los trabajadores estaban más tranquilos en casa. Se podían concentrar más en sus tareas.
  2. Aprovechaban mucho más todo su turno de trabajo. Se reducía enormemente el tiempo almorzando, tomando largos descansos para ir al baño o teniendo largas conversaciones de pasillo con los compañeros. Llegar tarde a la oficina por el tráfico dejó también de ser un problema.
  3. Las tasas de rotación en la compañía se redujeron a la mitad. Muchos de los empleados preferían trabajar desde casa y no querían dejar su trabajo. El teletrabajo era visto como un beneficio adicional al puesto de trabajo, que en otras compañías sería mucho más complicado de obtener. La empresa era capaz de retener el talento. Una vez más, el adaptarse el primero ante los cambios y la transformación, redunda en beneficios para la empresa.
  4. Por último, el desarrollo del empleado. Esta última razón viene derivada de la instauración de una política del dato y una cultura de medición por objetivos. Una vez la compañía era capaz de medir y controlar el  rendimiento, dado que como hemos visto en los últimos puntos que los trabajadores estaban funcionando mejor, fueron promovidos más rápido.

¿Cómo instaurar el teletrabajo en mi compañía? ¿Cómo liderar equipos en tiempos de Coronavirus?

Hemos visto que tipos de trabajos pueden funcionar para el teletrabajo y las razones de su éxito. Pero esto no es ni si quiera el primer paso para una implantación efectiva del teletrabajo en las organizaciones.

Las organizaciones que quieran adaptarse a esta nueva realidad de manera permanente, tendrán que pasar por una auténtica transformación. (Cultural, organizacional, de liderazgo y de transformación digital entre otras).

La adaptación al teletrabajo es un proceso complejo, y hay que entender muy bien cuales son las claves para una transformación exitosa. Tener presente los ejes en los que se sustenta la gestión del cambio organizacional es imprescindible. John Kotter nos resume muy bien los 8 pasos del cambio en sus estudios.

¿Cuales son las claves para una instauración exitosa del teletrabajo?

Las claves para implantar exitosamente el teletrabajo en una compañía son variables y dependen en su mayor parte del tipo de organización, sector y cultura existente en la empresa. El siguiente modelo conceptual presenta las bases para implantar una cultura de trabajo remoto y responder a la pregunta de: ¿Cómo liderar equipos de teletrabajo?

Onboarding Estructurado.

A la hora de implantar una cultura de teletrabajo, el primer paso es abrazar esta cultura desde el primer contacto del empleado con nuestra organización. Y no estamos hablando solo del primer día del empleado en nuestra empresa. Un Onboarding estructurado va más allá, y hay ciertos milestones antes de la incorporación del nuevo talento y después de su incorporación donde tenemos que cumplir las expectativas. Hay que crear un Onboarding Journey que consiga engagement con el empleado .Estamos hablando de una comunicación clara de los diferentes pasos antes y durante la incorporación, la firma de documentos, la presentación de la compañía y los compañeros de trabajo remotos entre otras. Es una fase que hay que cuidar pues de ella depende un alto porcentaje del éxito y la retención del talento.

Plan de Formación Inicial y Constante.

Para que el teletrabajo funcione, hay que realizar una formación inicial al estilo de la que llevaríamos a cabo en un caso presencial. En el presente, las empresas cuentan con herramientas a su alcance para poder sistematizar esto, como son las diferentes plataformas e-learning existentes en el mercado: TalentLMS , Cornerstone, SuccesFactor (SAP). Estas herramientas antes eran solo accesibles para grandes corporaciones. Hoy en día son accesibles para casi cualquier empresa, y la clave es entender como podemos utilizar estas herramientas para nuestro beneficio.

Establecer una cultura de Teletrabajo:

La compañía tiene que abrazar este cambio, y adaptar su cultura y su manera de hacer las cosas a esta nueva realidad. Esta nueva realidad conlleva unas nuevas rutinas para las organizaciones. Es esencial tener un contacto Periódico con el equipo de trabajo remoto. Estamos hablando de reuniones on-line que son imprescindibles para involucrar profesional, personal y emocionalmente al empleado con los objetivos de la compañía. La labor del manager que coordine esta nueva realidad es indispensable. En algunas grandes organizaciones estamos viendo la creación de nuevos puestos de trabajo como “Remote Work Manager”.

Modelo de liderazgo adaptado.

No es lo mismo liderar un equipo de trabajo presencial que un equipo de trabajo remoto. Para liderar un equipo de trabajo remoto tenemos que tener definidos unos KPI’s claros, fácilmente observables y comparables. Estos KPI’s por los que se medirán el desempeño de los empleados tienen que ser claros para establecer un marco de trabajo estable y no alimentar la incertidumbre del empleado. Además de estos KPI’s claros, el líder o Manager de este equipo de trabajo, tiene que ser capaz de motivar a los equipos a distancia. Esto dará una respuesta clara a la pregunta de ¿Cómo liderar equipos de teletrabajo?

Plan de carrera y desarrollo del empleado definido.

Enlazado con los dos puntos anteriores, el empleado tiene que tener claro como puede avanzar en la organización. Tiene que estar motivado desde el inicio por este plan de carrera. Se le tiene que especificar claramente las distintas fases u objetivos a conseguir para su evolución dentro de la organización, y qué se le está pidiendo para ir avanzando en este plan de carrera.

Herramientas para el teletrabajo.

Para permitir todo esto, la empresa tiene que tener claro como va a instrumentar este cambio. La tecnología es simplemente una herramienta más para la transformación digital de la empresa. Pero tenemos que tener claro que herramientas utilizar y cuales se adaptan más a mi compañía.

En definitiva, el implementar el teletrabajo no es una tarea sencilla. Hacerlo con éxito depende de tener en cuenta muchos factores y variables de la compañía. Contar con profesionales a la hora de llevar a cabo este cambio estratégico puede ayudar a tu empresa a que este avance no sea un dolor de cabeza y se pueda traducir en una ventaja competitiva para tu organización. En Apple, Disney y Amazón, ya están implantándolo con éxito. ¿Quieres saber lo que necesitas para implantarlo en tu organización?

Alvaro Peinador
Consultor especialista en la mejora de las áreas estratégicas de la empresa. Con foco en la optimización continua de las áreas comerciales, rediseñando y adaptando los procesos que ayudan a las empresas a vender más. Con experiencias de éxito en la implantación de proyectos de capacitación digital en las empresas, y el impulso de la gestión del conocimiento de las organizaciones. Actualmente estoy ayudando a empresas del sector bancario e industrial a nivel internacional. Especialista multidisciplinar con amplia experiencia en el mundo del marketing estratégico y con hands-on en marketing digital. Entre mis logros se encuentra el haber sido responsable del desarrollo y lanzamiento exitoso de e-commerces B2B y B2C a nivel nacional e internacional. Perfil con tracking en sectores como Teleco, energía, seguridad y ocio(música). Apasionado de las estrategias de negocio y del desarrollo de nuevos modelos de creación de valor. Con un fuerte backgrond en el mundo de las finanzas, actualmente sigo dedicando mi tiempo libre a las nuevas iniciativas que surgen en el mundo fintech, y a la inversión en Startups. Compagino mi actividad profesional con la de deportista de alto nivel. Soy jugador de la Selección Nacional Española de Lacrosse, y he representado a España en el Mundial de Lacrosse 2018 celebrado en Netanya. (Israel).