La necesidad de contar con las herramientas adecuadas para un teletrabajo de calidad

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El teletrabajo ha pasado en dos años de ser un recurso para profesionales de almas libres a formar parte de la cotidianidad, con detractores y defensores. Y cuando se extiende una fórmula no siempre se hace con las medidas adecuadas, porque para lograr una mayor eficacia y conciliación del empleado que trabaja desde casa es necesario una buena tecnología y saber aplicarla.

«Sólo un 15% de las empresas cuentan con herramientas preparadas para entornos de trabajo híbrido o 100% remoto», explica Daniel Rubio, COO y cofundador de Fonia, quien apunta como principal consecuencia la incomunicación y la sensación de soledad que esta situación produce.

«Cuando teletrabajamos, habitualmente lo hacemos más centrados en tareas individuales, empleando medios de comunicación asíncrona, con el correo electrónico fundamentalmente», continúa. Esto produce que se pospongan tareas para la llegada a la oficina.

Además, debido al teletrabajo la comunicación directa se reciente y tiene consecuencias. A veces un empleado pierde buenas oportunidades de  negocio ya que si llaman a la oficina buscándolo no pueden proporcionar su teléfono personal ni cuenta con ninguna extensión desde casa.

La tendencia hoy día de las empresas más punturas es el uso y manejo de herramientas relacionadas con las comunicaciones unificadas. Se trata de una «suite 100% cloud» que además de la telefonía, incorpora prestaciones para la comunicación asíncrona: chat, videollamada, presencia e intercambio de ficheros desde un mismo interfaz.

«Como si de una cuenta de Netflix se tratase, sólo se debe introducir un usuario y una contraseña para teletransportar la oficina allá donde se esté, sin VPNs, ni configuraciones complejas como antaño», ejemplifica Daniel. Y no se pierden llamadas que llegan a la oficina, ya que con este sistema se pueden desplegar infinitas extensiones remotas.

Hay múltiples ventajas del uso de las comunicaciones unificadas cuando se recurre al trabajo remoto. Por un lado, se puede prescindir de compartir el móvil personal así como de usar el Whatsapp en entornos corporativos, lo que repercute directamente en una mayor conciliación laboral.

Por otro, «ahora es posible cifrar y grabar llamadas y almacenarlas directamente en la nube sin instalar ninguna APP, sincronizar los contactos directamente con el CRM cuando emitamos o recibamos llamadas o disponer de métricas que nos permitan evaluar el rendimiento o parametrizar nuestros KPIs y OKRs para asegurar que llegamos a objetivos», enumera Daniel.

Las comunicaciones unificadas repercuten directamente en la comodidad del empleado que está teletrabajando y por ello en su productividad, ya que puede emplear cascos ergonómicos durante horas con calidad de sonido HD CrystalClear o emplear las dos manos para poder teclear durante sus conversaciones. «Puede transferir llamadas con un arrastrar y soltar y olvidarse de secuencias complejas de teclado para siempre», añade el COO de Fonia.