Entrevista. Fynkus, una app de ‘buena vecindad’

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Los creadores de Fyncus, los hermanos Víctor y Jorge Arenas Micó.

No promete poner fin a los tradicionales conflictos que enfrentan a vecinos de una comunidad de propietarios, pero quién sabe. Aunque su finalidad no es específicamente esa, Fynkus sí se presenta como una herramienta para poner más fácil la gestión del vecindario, tanto para el propietario como para su administrador.  Para empezar, incluye una aplicación móvil -disponible en Google Play y App Store- de descarga gratuita para los propietarios con la que podrán consultar toda la información relacionada con la gestión de su edificio.

Para los profesionales, aseguran sus promotores, supondrá una ventaja competitiva y una ayuda a la hora de tomar decisiones y organizar sus despachos. Con sus creadores, los hermanos Víctor y Jorge Arenas Micó, conversamos indistintamente, como sus respuestas. Tanto monta.

Pregunta.- ¿Cuándo surgió la idea de crear Fynkus?

Respuesta.- Llevamos diez años en el sector de la administración de fincas. En 2006 creamos Afiser y desde el primer día quisimos tener nuestro propio software pero por el volumen de trabajo que asumimos fuimos posponiendo la idea. A finales de 2015 decidimos embarcarnos en el proyecto de crear Fynkus entre otras muchas razones porque constatamos que cada vez que cogíamos una comunidad sin administrador les faltan cosas muy básicas. Nosotros, como profesionales, tenemos al alcance una serie de herramientas pero entendemos que para cualquier propietario pueden resultar complicadas. Además, en el mercado no había ninguna aplicación igual y sabíamos que podíamos implementar algunos avances para ofrecerla también a nuestros compañeros administradores de fincas.

-¿La idea original parte de ayudar a los vecinos?

Sí. Los programas que había en el mercado no daban respuesta a los vecinos y, de forma paralela a esta reflexión, también éramos conscientes de que los que existían a nivel profesional no eran próximos a los administradores de fincas. En general son programas contables, bastante farragosos, con muchas aplicaciones y poco sencillos y vimos que teníamos la oportunidad de poder cubrir las necesidades de los propietarios finales y de los profesionales.

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P.- ¿Cómo cubre Fynkus esas necesidades de los propietarios finales?

R.- Ayuda al propietario que ejerza de administrador a llevar el día a día de la comunidad de forma rápida y sencilla. Siempre recalcamos que para manejar Fynkus no hace falta ni manual de instrucciones. Luego está la aplicación móvil, que es nuestro diamante, con la que permitimos que cada propietario pueda acceder a través de su smartphone a todas aquellas informaciones que demandan sobre su edificio con total transparencia. Son cuestiones que hasta ahora, por las herramientas informáticas que existían, eran imposibles de cubrir online y al momento.

P.- ¿Y para los profesionales administradores de fincas?

R.- Pretendemos que este programa también responda a las funciones reales que realiza un despacho. De hecho las secciones de Fynkus no se llaman horizontal, contabilidad, gestión… sino descuadre de proveedores, registro de facturas, etcétera. Es decir, son las tareas que hay en el día a día de cualquier despacho de administradores de fincas. Además, cualquier profesional que trabaje con Fynkus verá que es una herramienta que le permite organizar su despacho. Tendrá acceso a gráficos sobre su negocio, sabrá al momento si las comunidades están o no al día, dónde ganan dinero y dónde no, qué comunidades les generan más trabajo, cuáles tienen más incidencias… En Afiser hasta ahora trabajábamos con el software más completo que había en el mercado y todo esto no lo hacía, no nos ayudaba a tomar decisiones ni se adaptaba a nuestras necesidades. Fynkus, sí.

P.- Afiser fue uno de los primeros y pocos despachos de administradores de fincas en obtener el certificado de calidad auditado por AENOR. ¿Influyó esto a la hora de poner en marcha Fynkus?

R.- Mucho. En Valencia fuimos los primeros. Lo obtuvimos en mayo de 2015 tras dos años de mucho trabajo y sacrificio. Eso nos ayudó a ver todas las carencias que comentábamos antes. Para lograr el certificado necesitábamos saber cuánto tardábamos en resolver las incidencias, cuántos siniestros teníamos pendientes, cuántos días empleábamos en enviar las convocatorias para las juntas… Todo esto lo hicimos con tablas de Excel y otras herramientas propias al margen del programa que empleábamos para administrar las fincas. Estamos convencidos de que si en su día hubiera existido Fynkus habría habido muchos más despachos que habrían conseguido el certificado de calidad. Uno de los objetivos que nos hemos fijado ahora es que nuestro programa sea un referente para aquellos despachos que quieran conseguir el sello de calidad porque les ayudaremos a lograrlo.

P.- Volviendo a los vecinos, ¿qué van a poder ver en el móvil cuando se descarguen Fynkus?

R.- En primer lugar, información que ahora no tienen. Por ejemplo, el saldo de la comunidad al momento, la morosidad a nivel cuantitativo, es decir, en euros, la fecha de su próximo recibo y de qué importe es, qué deuda tiene con la comunidad si es que la tiene, recibirá un aviso de la próxima junta y podrá descargarse el orden del día, consultar la fecha, el lugar y la hora de la misma, ver las actas de las últimas juntas, también consultar gráficos para ver el balance de ingresos y gastos de la comunidad, siempre en tiempo real, cotejar de forma desglosada en qué se gasta, es decir, cuánto dinero en agua, en luz, en seguros…, consultar todas las facturas que registre la comunidad, etcétera. Y todo esto con un sencillo panel con cuatro secciones. Muy intuitivo.

P.- Y qué ventajas supone para el propietario que ejerce de administrador?

R.- Aquí hay que distinguir entre lo que es la aplicación móvil y el programa. Para ese vecino hay una serie de secciones del programa que son muy fáciles de cubrir. La contabilidad será casi automática y decidimos ofrecer también el programa para descargar en un ordenador o en una tableta porque consideramos que sería más fácil a la hora de redactar un acta. Se puede hacer también desde la aplicación pero es mucho más sencillo desde un teclado.

P.- Al ofrecer información en tiempo real a los propietarios, el administrador estará obligado a actualizar continuamente el programa…

R.- Cuando hablamos de fincas con pocos vecinos, que es cuando suelen llevar ellos su propia administración, tampoco son tantos trámites. Es cierto que el programa “fuerza” a llevar al día la comunidad pero aunque parezca una obligación es mucho más fácil. Cualquiera que haya sido presidente y administrador de su comunidad verá que Fynkus es muy visual e intuitivo. Con dos botones accedes a todo. Estamos seguros de que cuando prueben Fynkus no querrán otra cosa y la versión para ellos es gratis.

P.- ¿No les acabarán viendo con recelo sus propios compañeros administradores de fincas?

R.- Para nada, todo lo contrario. Pensamos que Fynkus es una herramienta de captación de clientes. No deja de ser una ventaja competitiva que el administrador use este programa porque pone al alcance de los propietarios toda la información que demandan y además con total transparencia. Estamos convencidos de que en una reunión donde se presenten diferentes despachos, algo muy habitual, el noventa por ciento de las empresas que tengan Fynkus y que les expongan a los vecinos todo lo que van a poder ver y consultar al momento se llevarán la gestión.

P.- Por norma general somos reacios a los cambios, ¿no creen que sucederá lo mismo con los administradores de fincas a la hora de plantearles que dejen de manejar un determinado programa para empezar a trabajar con Fynkus?

R.- Los datos se pueden migrar sin ninguna dificultad. A nivel contable es muy sencillo. Teniendo el saldo del banco y lo que debe cada vecino ya lo tendrá. Lo más laborioso es introducir los datos de cada uno de los propietarios pero está función también es ágil dentro de lo posible. Además, si hay algo a lo que estamos acostumbrados los administradores de fincas es a migrar datos.

P.- Actualmente ya existen algunas aplicaciones para administradores de fincas, ¿qué diferencia a Fynkus?

R.- Lo que había hasta ahora en el mercado eran aplicaciones personalizadas para uno o varios administradores de fincas pero sin apenas salida comercial porque son códigos personalizados. Algunas incluso están hechas con Visual Basic y totalmente desactualizadas. Se nota que están ideadas por informáticos y no por administradores de fincas, por no hablar del diseño y la estructura, y ninguna ofrece la descarga para propietarios. Hasta ahora existían aplicaciones para notificar incidencias, para convocar juntas, para facilitar el voto a distancia pero ninguna alcanza lo que ofrece Fynkus.

Luis Miguel Belda
Director de Comunicación en la Universidad a Distancia de Madrid (UDIMA) y Redactor jefe en TodoStartups