El proceso de compras: Etapas y aspectos clave

La certificación en la Norma Europea de compras: un paso más en la gestión de compras eficaz

El proceso de compras es fundamental a la hora de establecer las relaciones clave con nuestros proveedores mediante las cuales podremos crear nuestro producto o prestar nuestro servicio de una forma óptima.

Durante este proceso la negociación en compras es una de las herramientas más importantes a desarrollar para llevar a cabo con éxito la adjudicación final de un proveedor que suministrará de materia prima o de servicios a nuestra startup o empresa. Esta negociación forma parte del proceso global de compras y constituye la última etapa de dicho proceso antes de la adjudicación final.

A continuación vamos a conocer las fases que desarrollan dicho proceso de compras cuyo objetivo debe conducir a que tanto empresa como proveedor consideren que han salido ganando en la colaboración mediante una estrategia win-win, es decir, ambos ganan manteniendo así una relación basada en la confianza.

Esquema del proceso de compras

El proceso de compras está formado por toda una serie de etapas que se inician cuando un departamento determinado de una empresa detecta una necesidad de un bien o servicio a adquirir en el exterior y que culmina con la finalización contractual con el proveedor que finalmente se seleccionó. Como veremos, este proceso es largo y complejo, y conlleva una serie de fases para su correcta realización que a continuación vamos a analizar.

Operaciones previas

Cuando un determinado departamento de una empresa detecta una necesidad de un bien o servicio que se ha de adquirir externamente se inicia el proceso de compra dentro de la organización.

Desde dicho departamento se han de establecer inicialmente las necesidades y los requisitos que cubrirán estas necesidades con el fin de realizar una compra eficiente, asegurando un buen servicio o producto a un coste mínimo.

Dentro de las operaciones previas a realizar podemos determinar las siguientes:

  • Identificar las necesidades: Se trata de determinar las necesidades que presenta la empresa o el departamento solicitante a través de la especificación técnica recogida en un documento en el que se describen de forma detallada y estandarizada los requerimientos mínimos para la creación, documentación, adquisición, uso y evaluación del producto/servicio que cubrirá dichas necesidades.

  • Seleccionar el producto específico: En este punto, partiendo del documento de especificación técnica, se trata de determinar el producto/servicio específico que mejor se ajuste a las necesidades descritas. Los compradores deben conocer desde el primer momento, y con el mayor detalle posible, las características, los datos y las funcionalidades de los productos/servicios a adquirir.

  • Asignar un equipo de compra: Una vez se tengan bien definidos los requisitos y los productos/servicios necesarios, es importante asignar la tarea de compra a un equipo profesional que se encargará de administrar el proceso de compra, incluyendo finalizar la lista de especificaciones técnicas requeridas para el producto y el proceso de solicitud de cotización y realización del contrato. Si la empresa cuenta con un departamento de compras éste será el encargado de llevarlo a cabo. Si no es así, esta operación puede ser subcontratada a empresas o profesionales que se encargan de todo el proceso.

Por otro lado, también es importante destacar la importancia de la integración del plan de compras y aprovisionamientos de la empresa en el plan de ventas del proveedor con el objetivo de reducir el coste de las mismas.

  • Establecer las condiciones de entrega: se trata pues de establecer las condiciones en las que se llevará a cabo la entrega o suministro del servicio, tales como envase, embalaje, documentación necesaria, plazos y coste. En el caso de que el proceso se realice con proveedores de otros países es muy importante determinar de manera correcta el INCOTERM, o acuerdo de comercio internacional, que se adapte mejor al productos/servicio y tipo de compra internacional.

Investigación del mercado

Una vez que la empresa ha identificado las necesidades y determinado los requisitos mínimos y máximos del producto/servicio a adquirir es hora de realizar una investigación del mercado existente.

Se trata pues de investigar y analizar los diversos tipos de productos/servicios que cubren la necesidad junto con sus proveedores para identificar el modelo más óptimo al mejor precio.

Dentro de los factores y variables a analizar en la investigación tendremos en cuenta los más importantes para cubrir las necesidades descritas en el apartado anterior:

  • Disponibilidad y existencia de proveedores en el mercado. Será conveniente estudiar si es mejor disponer de uno o varios proveedores a la vez.

  • Situación geográfica de los proveedores. Es importante tener en cuenta los costes de transporte en función de la localización geográfica del proveedor, su alcance geográfico, así como su cultura y características, de tal forma que podamos seleccionar a los proveedores que mejor se adapten a las condiciones de la empresa.

  • Desarrollo de proveedores, de tal forma que la empresa colabora con los proveedores para que éstos puedan entender las necesidades reales de la empresa y buscar conjuntamente las alternativas más óptimas para cubrir las mismas, asegurando así las fuentes de suministros de cara al futuro.

  • Capacidad de almacenamiento de la empresa. Es necesario determinar la capacidad de almacenamiento existente en la empresa, la cual limitará en gran medida el volumen de compras a realizar en cada momento. En determinados casos es posible negociar con los proveedores la compra en su totalidad y mantener en las instalaciones del proveedor la materia prima hasta su consumo por parte de la empresa.

  • Tipo de proveedor: especialista o generalista. En función del producto/servicio a adquirir habrá que tener en cuenta si es mejor adquirirlo a través de un distribuidor generalista o bien a través de un proveedor especializado en ese tipo de producto/servicio abaratando así el coste de la compra.

  • Tamaño de la empresa. En última instancia, el tamaño de la empresa pueda condicionar la decisión de compra teniendo en cuenta la capacidad actual del proveedor, la capacidad a medio plazo, y lo importante que puede ser nuestra empresa para dicho proveedor. Si nuestra empresa está considerada como uno de los mejores clientes del proveedor esto redundará en un mejor servicio y atención.

Preselección de proveedores. Request for Information

La siguiente fase del proceso de compra pasa por realizar una primera preselección de proveedores que puedan cumplir las necesidades especificadas en apartados anteriores con los criterios que se hayan establecido en el documento de requisitos técnicos y según los datos recogidos en la investigación del mercado.

Esta preselección se realiza a través de un proceso de solicitud de información, request for information (RFI), a los potenciales proveedores que se hayan identificado en la fase de análisis a través de un cuestionario estandarizado de preguntas. El objetivo de esta fase es el de planificar el concurso y la homologación de proveedores solicitando a los mismos información a través de un cuestionario que nos permita comparar ofertas de una forma estandarizada y sencilla a través de los requisitos mínimos y máximos fijados en el documento de requisitos.

Cada potencial proveedor que quiera optar a presentar una oferta para cubrir las necesidades descritas deberá aportar la siguiente información:

  • Información económica y financiera de la empresa: Balances y cuentas de resultados de los últimos tres años para conocer su evolución.

  • Plan estratégico del proveedor, con el fin de valorar si la estrategia del potencial proveedor está alineada con nuestra empresa permitiendo construir una relación win-win.

  • Política de recursos humanos. Se determinará el número de personal fijo, su estructura y organigrama, así como los planes existentes en el área de RRHH:

  • Política de Responsabilidad Social Corporativa. Planes en RSE y proyectos en los que colabora con la Comunidad si los hubiera.

  • Capacidad de suministro actual y grado de ocupación. Se trata de conocer la capacidad real actual y la futura.

  • Información sobre sus clientes actuales. Proyectos actuales en cartera y próximas entregas.

  • Cuestionario de solicitud de información o RFI. En el mismo cada pregunta se corresponderá a las necesidades elaboradas por la empresa, y se responderá mediante texto libre, mediante “sí” o “no”, con una valoración numérica o bien con una respuesta elaborada según se indique. Se podrá añadir cualquier comentario que considere pertinente el proveedor para matizar la respuesta.

Como hemos indicado anteriormente, este proceso RFI nos permite comparar propuestas de una forma estandarizada y sencilla a través de los requisitos mínimos y máximos fijados en el documento de requisitos, descartando aquellos proveedores que no cumplan con dichos mínimos y máximos fijados, y obteniendo como resultado un listado de potenciales proveedores.

Petición de Ofertas. Request for Proposal

En esta fase se lleva a cabo una actividad más detallada de comprobación y análisis mediante la solicitud y recepción más concreta de precios, plazos, tarifas y condiciones económicas a todos aquellos proveedores que superaron la fase anterior de RFI.

La solicitud de propuestas se canaliza a través del documento Request for Proposal (RFP) donde la empresa indica con todo detalle las necesidades y los requisitos técnicos recogidos en fases anteriores con el fin de cerrar el proceso de compra con la adjudicación final del proyecto.

Mediante el RFP los proveedores podrán informar a la empresa de los plazos, precios, formas de pago, tecnologías concretas que aplicarán en el desarrollo del producto/servicio, planificación e hitos a cumplir, gestión de incidencias, plan de pruebas y puesta en marcha o entregas.

Hemos de indicar que en algunas ocasiones las empresas y sobre todo las startups, según el tipo de servicio o producto a proveer, necesitan menos información de la indicada anteriormente, por lo que no es necesario realizar todos los pasos anteriores descritos. Mediante un proceso más simple denominado Request for Quotation (RFQ) se solicita directamente un precio por cantidad a comprar de un determinado producto o mercancía priorizando el factor precio por encima del resto de factores a la hora de tomar la decisión de cuál será el mejor proveedor. El RFQ se desarrolla por medio de pliegos técnicos y en la decisión, por lo general, tiene mayor peso el análisis cuantitativo de la propuesta económica o de precios de los proveedores.

Como resultado de este proceso, la empresa solicita cotizaciones a los diferentes proveedores preseleccionados recibiendo distintas ofertas y presupuestos para la compra final.

Negociación y sus fases

En esta fase se realiza la negociación final con el proveedor o proveedores seleccionados y que han obtenido la mejor calificación en el proceso RFP. Su objetivo es aclarar cualquier tipo de duda que pueda existir con los proveedores, garantizar que dichos proveedores han entendido perfectamente las necesidades de la empresa, y negociar los aspectos contractuales sobre precios, cantidad, entregas, calidad, incidencias, etc., que quedarán recogidos en el contrato de compraventa.

La técnica de negociación constituye una herramienta fundamental para la empresa con el fin de asegurarse unas condiciones óptimas en el contrato con el proveedor, manteniendo eso sí una relación win-win donde ambas partes salgan ganando. Esta técnica de negociación presenta una serie de pasos que son importantes entender para ponerlas en práctica.

Pasos técnica de negociación:

  1. Contacto inicial con el proveedor. El establecimiento inicial de contacto con el proveedor busca crear una relación de colaboración desde el primer momento y para ello se debe:

    • Crear un clima adecuado iniciando una conversación teniendo en cuenta las particularidades de la cultura del país donde se desarrolle dicho contacto y cuidando el entorno para que éste sea óptimo.

    • Establecer las reglas del juego desde el inicio, indicando los objetivos, prioridades, y agenda de negociación.

    • Realizar una exploración inicial previa a la negociación para conocer las personas que participarán en el proceso, cargos que ocupan, tiempo del que se dispone antes de tomar la decisión, calendario y puntos a tratar en cada sesión.

  1. Presentar las ofertas. Se trata de presentar la oferta de producto/servicio de forma detallada por parte del proveedor destacando los aspectos más importantes de la misma y las ventajas competitivas que ésta presenta.

La empresa compradora puede de esta forma conocer de primera mano la oferta y confirmar o detectar si es cierto lo que en la oferta (RFP) se indicó.

  1. Proponer y negociar concesiones. Como sabemos los objetivos de la empresa y del proveedor son contrapuestos por naturaleza, uno quiero pagar lo mínimo posible consiguiendo lo máximo y el otro quiere cobrar lo máximo ofreciendo lo mínimo posible al menor coste. Pero la relación ha de basarse en el binomio win-win en el que ambos ganan para garantizar una buena relación a lo largo del tiempo, por lo que será necesario negociar las concesiones por ambas partes para llegar a un buen acuerdo.

  1. Cierre de la negociación. Una vez que se han realizado las concesiones oportunas y que los objetivos de proveedor y empresa compradora se cumplen se produce la etapa final de la negociación: el cierre del acuerdo.

En dicho acuerdo quedarán plasmados los elementos que son verdaderamente relevantes para ambas partes, así como las condiciones acordadas relativas a plazos, precios, entregas, cantidades y todas aquellas características que son importantes para el comprador y el vendedor tales como garantías, actuación en caso de incumplimiento de alguna de las clausulas y resolución de conflictos.

Adjudicación del suministro

En última instancia y después de haber alcanzado un acuerdo en el proceso de negociación, se formaliza la adjudicación del suministro del producto/servicio mediante un contrato de compraventa donde se recogerán todas las características legales y aspectos tratados en la negociación.

Esta es por tanto la última fase del proceso de compra como resultado del análisis exhaustivo y detallado de las diferentes propuestas recibidas y la negociación final con los proveedores seleccionados.

Ejecutivo, Emprendedor, Graduado en Administración y Dirección de Empresas, Máster en Negocios Internacionales y Analista Estratégico con sólida experiencia en empresas de servicios TIC.