La comunicación eficiente online es una habilidad esencial en la era digital en la que vivimos, especialmente cuando más personas trabajan de forma remota o dependen de la tecnología para mantenerse conectadas.
El primer paso para una comunicación efectiva online es seleccionar la herramienta de comunicación adecuada. Diferentes plataformas están diseñadas para diferentes propósitos, y cada una tiene sus fortalezas y limitaciones. En dependencia de que queramos comunicar y a quien, veremos cual es la herramienta que más interesa.
Por ejemplo, el correo electrónico es genial para comunicaciones formales o mensajes más largos, mientras que las aplicaciones de mensajería como Slack o Microsoft Teams son ideales para chats rápidos o conversaciones informales. Las herramientas de videoconferencia como Zoom o Google Meet son perfectas para reuniones o entrevistas de forma remota.
En la comunicación online, es importante mantener el mensaje lo más claro y conciso posible, evitando frases largas o complicadas que puedan confundir al receptor. En su lugar, es mucho mejor buscar frases cortas y simples que vayan directas al grano. Divide tu mensaje en párrafos cortos para que sea más fácil de leer y digerir. Siempre ten presente que el receptor puede estar en un mal momento o situación y una frase sin ninguna mala intención, puede interpretarse de forma incorrecta.
Si bien la comunicación online es generalmente más informal que la escritura formal, todavía es importante usar la gramática y ortografía correctas. Una mala gramática y ortografía puede hacerte parecer poco profesional e incluso puede afectar tu credibilidad y confianza. Utiliza herramientas de corrección ortográfica o gramatical en caso de que no estés seguro de que tu mensaje esté libre de errores antes de enviarlo.
La comunicación online a veces puede carecer de los matices de la interacción cara a cara, lo que puede llevar a malentendidos. Ten cuidado con tu tono al comunicarte online, ya que puede afectar cómo se recibe tu mensaje. Evita el sarcasmo o el humor que puedan ser malinterpretados. Mejor reservarlo solamente para amigos, familiares y personas más allegadas, pero en el terreno profesional, es mucho mejor utilizar un mensaje claro y directo para evitar confusiones.
Es importante mantener un tono profesional y respetuoso. Evita escribir todo en mayúsculas, ya que puede parecer que estás gritando. Usa un lenguaje apropiado y evita comentarios ofensivos o despectivos. Si no está seguro de como expresar algo, se prudente y elije las palabras que vas a utilizar con mucho cuidado.
Ten en cuenta también que las herramientas de mensajería como Telegram, WhatsApp e incluso el chat de Instagram o LinkedIn, nuestro cerebro las interpreta como una conversación cara a cara. El punto final es mejor no utilizarlo, ya que solemos interpretarlo como una señal de que la persona quiere terminar la conversación, no tiene ganas de seguir hablando o está enojada.
La comunicación online a menudo es rápida y es importante responder de manera oportuna. Si alguien te envía un mensaje o correo electrónico, trata de responder dentro de un tiempo razonable. Nos da más confianza a la vez que nos demuestra atención y respeto por el tiempo de los demás.
Hay que tener muy presente la seguridad y la privacidad. Utiliza herramientas que sean seguras y evita compartir información confidencial o sensible a través de canales no seguros. Para según que documentos, es mejor proteger estos por contraseña o software de cifrado para asegurarse de que la comunicación se mantenga privada.
De esta forma, puedes comunicarte de una forma más segura y sin generar ningún tipo de problemas online independientemente de donde te encuentres, que estés haciendo y con quien quieras comunicarte.
